Grundlagen verstehen
Wie funktioniert eine Frankiermaschine?
Vom fertigen Brief zur Frankierung
Eine Frankiermaschine verbindet die Auswahl des Postprodukts mit der Berechnung des Portos und dem Druck des Frankiervermerks. Für Sie bedeutet das: Sie bereiten den Brief vor, bestimmen die Versanddaten und lassen die passende Frankierung aufbringen. Entscheidend ist dabei nicht nur das Gewicht. Auch Format, Versandziel und gewünschte Zusatzleistungen müssen zur Sendung passen.
Der Ablauf lässt sich in fünf Schritte gliedern:
- Den Brief vollständig vorbereiten.
- Gewicht und Versandart bestimmen.
- Die angezeigten Einstellungen prüfen.
- Den Brief oder einen Frankierstreifen bedrucken.
- Den Abdruck kontrollieren und die Post zur Einlieferung bereitstellen.
Welche Handgriffe Sie selbst übernehmen und welche die Maschine automatisiert, hängt vom Modell und der gewählten Ausstattung ab. Eine kompakte Frankiermaschine mit Handanlage arbeitet deshalb anders als ein System mit automatischer Zuführung.
1. Den Brief versandfertig vorbereiten
Wiegen Sie die vollständige Sendung: Umschlag, Anschreiben und alle Beilagen gehören dazu. Wird nach dem Wiegen noch etwas hinzugefügt, kann sich das Gewicht und damit die Einordnung verändern. Kontrollieren Sie außerdem, ob der Umschlag für den vorgesehenen Transport durch Ihre Maschine geeignet ist.
Frankieren ist vom Falzen und Kuvertieren zu unterscheiden. Diese Arbeitsschritte erledigen Sie vorher oder mit einem separaten Kuvertiersystem. Auch das automatische Verschließen von Umschlägen ist keine Eigenschaft jeder Frankiermaschine. Dafür sind entsprechend ausgestattete Systeme beziehungsweise zusätzliche Module erforderlich.
2. Gewicht und Versandart bestimmen
Bei einer integrierten Waage legen Sie den fertigen Brief auf den Wiegeteller. Das gemessene Gewicht steht anschließend für die Portoermittlung zur Verfügung. Über die Bedienoberfläche wählen Sie das passende Postprodukt und gegebenenfalls Zusatzleistungen. Prüfen Sie dabei auch das Versandziel und die Maße Ihrer Sendung: Eine Waage allein erkennt nicht automatisch das Briefformat.
Die Maschine ordnet den ausgewählten Versanddaten den hinterlegten Portowert zu. Sie müssen den Betrag damit nicht für jeden Brief einzeln nachschlagen. Die Grundlage bleibt jedoch Ihre korrekte Auswahl. Ein falsch gewähltes Postprodukt wird durch das Wiegen nicht automatisch korrigiert. Die Deutsche Post beschreibt dieses Prinzip in ihren Fragen zur Funktionsweise von Frankiermaschinen.
Ein konkretes Beispiel ist die PostBase Vision M2: Sie kombiniert eine integrierte 2-kg-Waage, die DPAG-Tariftabelle und ein 5-Zoll-Touchdisplay. Diese Angaben beziehen sich auf dieses Modell; Wiegebereich und Bedienfunktionen können bei anderen Maschinen abweichen.
3. Einstellungen und Portoguthaben prüfen
Vor dem Druck sollten Postprodukt, Zusatzleistungen und Frankierdatum stimmen. Das Datum ist Bestandteil des Frankiervermerks. Kontrollieren Sie die Einstellungen erneut, wenn Sie zwischen unterschiedlichen Sendungsarten wechseln, statt die Auswahl des vorherigen Briefs ungeprüft zu übernehmen.
Zum Frankieren muss ausreichend Porto verfügbar sein. Die Portoladung erfolgt online, üblicherweise über die Benutzerführung der Maschine. Wie Sie die Verbindung herstellen und einen Ladebetrag auswählen, entnehmen Sie der Anleitung Ihres Modells. Eine vorhandene Internetverbindung ersetzt nicht die Einrichtung und Freischaltung des Systems.
Auch die verwendeten Tarife müssen aktuell sein. Frankiermaschinen unterstützen Tarifaktualisierungen; deren Bereitstellung und Übernahme richten sich nach dem jeweiligen System. Hinweise zu Preisänderungen finden Sie bei der Deutschen Post zur Handhabung von Frankiermaschinen.
4. Den Frankiervermerk drucken
Bei einer Maschine mit Handanlage führen Sie die einzelnen Briefe entsprechend der Bedienungsanleitung zu. Eine automatische Zuführung kann diesen Schritt bei dafür ausgestatteten Systemen übernehmen. Je nach Frankiersystem lässt sich zusätzlich das Wiegen in den Transportablauf integrieren. Solche Funktionen gehören nicht automatisch zur Grundausstattung.
Der Frankierabdruck wird direkt auf die Sendung oder auf einen geeigneten selbstklebenden Frankierstreifen gedruckt. Ein Streifen ist beispielsweise eine Möglichkeit, wenn sich die Sendung nicht direkt durch die Maschine führen lässt. Beachten Sie die zulässigen Materialien und Versandprodukte sowie die Vorgaben Ihres Geräts.
Der aufgedruckte DataMatrix-Code ist kein dekoratives Element. Er enthält Informationen zur Frankierung, etwa zur Versandart, zum Entgelt und zum Datum, die maschinell verarbeitet werden können. Die Deutsche Post erläutert den Hintergrund auf ihrer Seite zum Matrixcode bei der Frankierung.
5. Druckbild kontrollieren und Post übergeben
Prüfen Sie, ob der Frankiervermerk vollständig und klar lesbar ist. Streifen, Lücken oder verschmierte Bereiche sollten Sie nicht ignorieren: Für die Verarbeitung muss insbesondere der Matrixcode lesbar bleiben. Die Deutsche Post verlangt einen eindeutig lesbaren blauen Abdruck und stellt Anforderungen an die verwendete Tinte. Weitere Informationen enthält die Seite Druckqualität und Tinte.
Bei einem auffälligen Druckbild nutzen Sie die Prüf- und Wartungsfunktionen gemäß der Anleitung. Ein Test- oder Musterabdruck dient der Kontrolle und ist keine gültige Frankierung für den Versand. Die fertigen Briefe müssen anschließend weiterhin eingeliefert oder über einen vereinbarten Abholweg an den Postdienstleister übergeben werden.
Welche Ausstattung erleichtert Ihren Ablauf?
Betrachten Sie bei der Auswahl Ihren tatsächlichen Postausgang. Bearbeiten Sie wenige einzelne Briefe, kann eine Handanlage gut zu Ihrem Arbeitsablauf passen. Bei regelmäßig größeren Stapeln wird die Zuführung wichtiger. Wechselt die Tagespost häufig zwischen Formaten und Gewichten, lohnt sich ein genauer Blick auf die angebotenen Wiegefunktionen.
Weitere Ausstattungsmerkmale betreffen die Organisation: Kostenstellen können helfen, Portokosten unterschiedlichen Bereichen zuzuordnen. Die PostBase Vision M2 bietet beispielsweise fünf Kostenstellen. Welche Auswertungstiefe Sie benötigen, hängt davon ab, ob Sie lediglich Gesamtwerte oder eine getrennte Zuordnung für mehrere Teams wünschen.
Vergleichen Sie daher nicht nur die Maschine, sondern den vollständigen angebotenen Arbeitsablauf. In den FP-Bedienungsanleitungen und Produktunterlagen finden Sie die jeweiligen Funktionen und Voraussetzungen. Einen Überblick bietet die aktuelle PostBase-Modellfamilie.
Die passende Umsetzung für Ihr Büro
Wenn Sie das Prinzip zunächst grundsätzlich einordnen möchten, lesen Sie unseren Beitrag Was ist eine Frankiermaschine?. Für die konkrete Auswahl helfen Angaben zu Ihrer Briefmenge, den verwendeten Formaten und wiederkehrenden Versandspitzen.
Fordern Sie eine persönliche Empfehlung und ein unverbindliches Angebot an. Gemeinsam klären wir, welche Ausstattung Ihre Abläufe sinnvoll unterstützt.
