Eingangspost erfassen.
Übergaben nachvollziehen.
FP Trax Light ersetzt Ihr manuelles Postbuch durch eine zentrale digitale Übersicht. Erfassen Sie Briefe, Einschreiben und Pakete, ordnen Sie sie zu und halten Sie den Bearbeitungsstand für Ihr Team nachvollziehbar fest.
Ein Postbuch, auf das Ihr Team gemeinsam zugreift.
Im Papierbuch oder in einer lokalen Tabelle lässt sich ein Eingang notieren. Sobald Empfang, Poststelle und Fachbereich beteiligt sind, müssen Angaben aber weitergegeben und aktualisiert werden. FP Trax Light führt Eingang, Zuständigkeit und Bearbeitungsstand in einem gemeinsamen digitalen Vorgang zusammen.
Erfassen – Briefe, Einschreiben und Pakete digital dokumentieren.
Zuordnen – Die verantwortliche Person oder das Team festhalten.
Nachverfolgen – Den dokumentierten Bearbeitungsstand einsehen.
Eingang erfassen, bevor Informationen verloren gehen.
Erst auf einem Zettel notieren, später in eine Liste übertragen: So kostet die Dokumentation eines Eingangs mehrfach Zeit. Mit FP Trax Light erfassen Sie die Angaben direkt im digitalen Postbuch – per App oder am Arbeitsplatz im Webbrowser.
Automatische Benachrichtigungen informieren die Empfänger über ihre Sendungen. Das kann zusätzliche Einzelmitteilungen zum Eingang reduzieren. Wenn Ihr Team dasselbe Postbuch nutzt, müssen außerdem keine getrennten Eingangslisten abgeglichen werden. So bleibt weniger manuelle Arbeit zwischen Annahme und Bearbeitung.
Weniger suchen. Schneller Auskunft geben.
Eine Rückfrage zu einem Schreiben soll nicht mehrere Kollegen beschäftigen. In FP Trax Light stehen Eingangszeitpunkt, Zuständigkeit und Bearbeitungsstand am Vorgang. Empfang, Fachbereich und Vertretung können dort nachsehen, statt den Weg der Sendung telefonisch zu rekonstruieren.
- Den Bearbeitungsstand direkt im Vorgang prüfen.
- Die zuständige Person ohne Rundfrage finden.
- Auch bei Vertretungen an den dokumentierten Stand anknüpfen.
Eingangspost im Kontext Ihrer Organisation.
Mandantenschreiben, Anträge oder Kostenzusagen: Wo Post über mehrere Stellen läuft, hilft ein gemeinsames digitales Postbuch, den Eingang und die zuständige Person im Blick zu behalten.
Was Sie vor dem Start wissen sollten.
Welche Sendungen lassen sich dokumentieren?
Briefe, Einschreiben und Pakete lassen sich zentral erfassen. Welche Angaben dabei dokumentiert werden, stimmen Sie auf die Anforderungen Ihrer Organisation ab.
Wie lässt sich FP Trax Light im Unternehmen nutzen?
Empfang, Poststelle und zuständige Fachbereiche können mit einem gemeinsamen digitalen Postbuch arbeiten. Die Cloud-Lösung ist im Webbrowser und per App verfügbar. Felder und Zuständigkeiten lassen sich an die bestehenden Abläufe Ihrer Organisation anpassen.
Kann auch der Postausgang erfasst werden?
FP Trax Light kann ein- und ausgehende Post zentral dokumentieren. Welcher Umfang für Ihre Organisation sinnvoll ist, klären wir anhand Ihrer Abläufe.
Ist ein Posteingangsbuch gesetzlich vorgeschrieben?
§ 257 HGB und § 147 AO regeln die Aufbewahrung bestimmter Geschäftsunterlagen. Daraus ergibt sich keine pauschale Pflicht zu einem bestimmten Posteingangsbuch. Welche zusätzlichen Anforderungen gelten, hängt unter anderem von Branche und Dokumenten ab. Die Erfassung eines Eingangs ersetzt weder die erforderliche Aufbewahrung der Unterlagen noch eine Fristenkontrolle.
Wie starten wir mit einer Testphase?
Fragen Sie die kostenlose Testphase über das Formular an. FP meldet sich bei Ihnen, stellt Ihnen die Anwendung vor und bespricht mit Ihnen die Einrichtung und den weiteren Ablauf.
Testen Sie Ihren eigenen Postablauf.
Lernen Sie FP Trax Light mit den Abläufen Ihres Teams kennen. Den Start Ihrer kostenlosen Testphase stimmen wir persönlich mit Ihnen ab.
Ihre Anfrage in drei Schritten.
