Grundlagen verstehen
Was ist eine Frankiermaschine?
Was eine Frankiermaschine macht
Eine Frankiermaschine bringt das Porto als Frankierabdruck auf eine Sendung oder einen selbstklebenden Frankierstreifen. Sie ersetzt damit das Aufkleben einzelner Briefmarken. Im Unternehmen steht sie meist dort, wo ausgehende Geschäftspost gesammelt und für den Versand vorbereitet wird.
Für den Arbeitsalltag ist vor allem das Zusammenspiel mehrerer Funktionen interessant: Die Sendung wird gewogen, die Versandart ausgewählt und das erforderliche Porto anhand der hinterlegten Tariftabelle ermittelt. Welche Schritte die Maschine unterstützt oder automatisiert, hängt vom Modell und seiner Ausstattung ab.
Wie der Ablauf im Büro aussieht
Am Anfang steht die versandfertige Sendung. Sie wählen das passende Postprodukt und berücksichtigen Gewicht, Format und gegebenenfalls Zusatzleistungen. Bei einer integrierten Waage übernimmt das System das ermittelte Gewicht in die Portoermittlung. Anschließend wird der Brief angelegt und frankiert.
Ein konkretes Beispiel ist die PostBase Vision M2: Sie kombiniert eine integrierte Waage mit einer DPAG-Tariftabelle und einer Bedienung über das Touchdisplay. Größere Systeme können zusätzliche Arbeitsschritte übernehmen. Bei der PostBase One sind beispielsweise eine automatische Zuführung, eine dynamische Waage und ein Schließmodul als Erweiterungen möglich. Diese Ausstattung gehört nicht automatisch zu jeder Frankiermaschine.
Welche Aufgaben sie nicht ersetzt
Frankieren ist ein Schritt innerhalb der Postbearbeitung. Dokumente erstellen, drucken, falzen und in Umschläge einlegen sind davon zu unterscheiden. Eine Kuvertiermaschine kann das Falzen und Einlegen übernehmen; die Frankiermaschine bereitet die Sendung anschließend hinsichtlich des Portos vor.
Auch der Versand selbst bleibt eine eigene Aufgabe: Die fertig frankierte Post muss dem zuständigen Postdienstleister übergeben werden. Die Maschine ist daher kein Ersatz für den gesamten Postausgang, sondern ein Werkzeug für einen klar abgegrenzten Teil des Ablaufs.
Wann sich ein genauerer Blick lohnt
Eine Frankiermaschine ist besonders dann einen Vergleich wert, wenn im Büro regelmäßig Briefpost anfällt und die Vorbereitung spürbar Arbeitszeit beansprucht. Entscheidend ist nicht nur der Durchschnitt pro Tag. Auch wiederkehrende Versandspitzen, verschiedene Briefformate und die Zahl der beteiligten Mitarbeitenden prägen den Bedarf.
Für die Auswahl hilft eine Bestandsaufnahme: Wie viele Briefe versenden Sie in einer typischen Woche? Wie stark schwankt das Aufkommen? Werden überwiegend ähnliche oder sehr unterschiedliche Sendungen bearbeitet? Sollen Portokosten getrennt nach Abteilung erfasst werden? Diese Angaben machen eine Empfehlung wesentlich belastbarer als eine pauschale Einteilung nach Unternehmensgröße.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Vergleichen Sie die Maschine im Zusammenhang mit Ihrem Arbeitsablauf. Ein kompaktes System kann für ein kleines Postvolumen sinnvoll sein. Bei umfangreicherer Tagespost können Zuführung, Wiegefunktion und weiterführende Auswertungen stärker ins Gewicht fallen. Prüfen Sie dabei, welche Funktionen im angebotenen Umfang enthalten sind und welche zusätzlich vereinbart werden müssen.
Ebenso wichtig ist der laufende Betrieb: Verbrauchsmaterial, verfügbare Unterstützung und die Bedingungen des jeweiligen Kauf-, Miet- oder Leasingangebots gehören in die Entscheidung. Eine konkrete Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sollte deshalb Ihre tatsächlichen Versandmengen und den angebotenen Leistungsumfang zugrunde legen.
Produktinformationen und weiterführende Unterlagen
Die folgenden offiziellen FP-Informationen erläutern die genannten Modellbeispiele und erleichtern den nächsten Schritt:
