Einsatzarten: Wo eine Frankiermaschine im Unternehmen hilft

1. Drei Einsatzsituationen im Überblick

• Regelmäßige Geschäftspost: Über den Tag entstehen einzelne Briefe oder kleinere Mengen. Die Frankierung direkt im Betrieb kann die wiederkehrende Büroarbeit erleichtern, etwa bei postalischen Rechnungen, Angeboten oder Schreiben aus der Verwaltung.
• Serien- und Aktionspost: Viele Briefe sollen zu einem gemeinsamen Termin verschickt werden. Eine geeignete Stapelverarbeitung entlastet beim Frankieren solcher Aussendungen; für die Planung zählt besonders die Menge an Tagen mit hohem Postaufkommen.
• Wechselnde und besondere Sendungen: Gewicht, Format oder gewünschte Versandleistung unterscheiden sich. Passende Wiege- und Druckfunktionen helfen, diese Sendungen zu frankieren. Welche Kombinationen möglich sind, richtet sich nach Gerät, Ausstattung und Versandprodukt.

2. Regelmäßige Geschäftspost: Wiederkehrende Briefe im Betrieb frankieren

In vielen Betrieben entsteht Post an mehreren Tagen der Woche, ohne dass große Briefstapel zusammenkommen. Einzelne Schreiben werden fertig, während andere Aufgaben weiterlaufen. Ein gemeinsamer Frankierarbeitsplatz kann solche wiederkehrenden Versandgelegenheiten bündeln, auch wenn verschiedene Personen ihre Post dort bearbeiten.

Typische Geschäftsvorfälle sind beispielsweise:

• Rechnungen an Privatkunden, die ein Handwerksbetrieb postalisch versendet, sowie Mahnungen und Gutschriften.
• Angebote und Auftragsbestätigungen aus dem Vertrieb, gegebenenfalls mit ergänzenden Unterlagen.
• Verträge, Kündigungen und persönliche Anschreiben an Kunden oder Geschäftspartner.
• Bescheinigungen, Mitarbeiterschreiben und Behördenkorrespondenz aus Personal und Verwaltung.

Möglicher Nutzen: Fertige Briefe lassen sich direkt am betrieblichen Arbeitsplatz frankieren. Das Auswählen und Aufkleben einzelner Briefmarken entfällt; für die alltägliche Post steht damit eine gemeinsame Lösung bereit.

Für die Bedarfseinschätzung zählt nur die tatsächlich postalisch versandte Menge. Elektronische Rechnungen oder digitale Kundeninformationen erzeugen keinen Frankierbedarf. Bei wenigen Briefen ist deshalb vor allem interessant, wie viel wiederkehrende Arbeit am Postarbeitsplatz anfällt und ob die Entlastung den Aufwand für eine eigene Maschine rechtfertigt.

3. Serien- und Aktionspost: Versandspitzen bewältigen

Bei einer gebündelten Aussendung entstehen viele Briefe für einen gemeinsamen Versandtermin. Diese Menge kann deutlich über der normalen Tagespost liegen. Deshalb sollten Sie neben dem Durchschnitt auch solche Spitzen betrachten; die Deutsche Post nennt Aktionspost ausdrücklich als Auswahlkriterium.

Typische Anlässe sind beispielsweise:

• Abrechnungsläufe, bei denen viele postalische Rechnungen gleichzeitig fertig werden.
• Monatliche Kundenangebote eines Autohauses an ausgewählte Empfänger.
• Einladungen zu Veranstaltungen, Gutscheine und saisonale Kundenaktionen.
• Mitgliederinformationen, Rundschreiben, Spendenbriefe oder wiederkehrende Kundeninformationen.

Möglicher Nutzen: Eine geeignete automatische Zuführung verarbeitet vorbereitete Briefstapel nacheinander. Dadurch entfällt das einzelne Anlegen jedes Umschlags, was die Frankierung bei konzentriertem Postaufkommen erleichtern kann.

Die Unterstützung betrifft den Frankiervorgang. Empfängerauswahl, Dokumentenerstellung, Druck und Kuvertierung bleiben gesonderte Aufgaben. Entsteht der größte Aufwand dort, löst eine höhere Frankierleistung diesen Engpass allein nicht. Für einen sinnvollen Vergleich sollten Sie daher die typische Aktionsmenge und das verfügbare Bearbeitungsfenster kennen. Ob die Briefe täglich oder nur zu einzelnen Terminen anfallen, kann bei gleicher Monatsmenge zu unterschiedlichen Anforderungen führen.

4. Wechselnde und besondere Sendungen: Gewicht und Versandart berücksichtigen

Manche Post lässt sich nicht als gleichförmiger Briefstapel behandeln. Zusätzliche Anlagen verändern das Gewicht, größere Unterlagen benötigen andere Umschläge, wichtige Dokumente gegebenenfalls eine Zusatzleistung. Solche Anforderungen können sowohl in der Tagespost als auch bei einer größeren Aussendung auftreten.

Typische Fälle sind beispielsweise:

• Geschäftsbriefe mit unterschiedlicher Zahl an Anlagen und entsprechend wechselndem Gewicht.
• Großformatige oder dickere Umschläge, die einen anderen Druckweg benötigen können.
• Wichtige Dokumente, die mit einer Zusatzleistung wie Einschreiben verschickt werden sollen.
• Kleine Waren, Produktmuster oder Ersatzteile, sofern ein geeignetes Versandprodukt unterstützt wird.

Möglicher Nutzen: Eine passende Wiegefunktion liefert das Gewicht für die Portoermittlung. Unterstützte Zusatzfunktionen können etwa den Einschreiben-Barcode drucken; geeignete Frankierstreifen ermöglichen die Frankierung von Sendungen, die sich nicht direkt bedrucken lassen.

Eine automatische Zuführung allein wiegt die Sendungen noch nicht. Bei wechselndem Gewicht ist deshalb die tatsächlich vorhandene Wiegefunktion entscheidend. Die Zusammenhänge zwischen Wiegen, Zuführung und Druckwegen erläutert der Ratgeber zu den Funktionen und Ausstattungsmöglichkeiten einer Frankiermaschine.

5. Was eine Frankiermaschine nicht automatisch entscheidet

6. Wann kann eine Frankiermaschine Ihren Postausgang entlasten?

Prüfen Sie, welche Fragen Sie für Ihren Postalltag mit Ja beantworten können:

• Fallen an mehreren Tagen pro Woche Briefe an?
• Wiederholen sich Geschäftsvorfälle wie postalische Rechnungen, Angebote oder Kundeninformationen?
• Wechseln Formate, Gewichte oder Portowerte innerhalb Ihrer Geschäftspost?
• Entstehen durch Abrechnungsläufe, Aktionen oder Rundschreiben regelmäßig Versandspitzen?
• Nutzen mehrere Personen oder Abteilungen einen gemeinsamen Postarbeitsplatz?

Die Antworten zeigen, welche der drei Einsatzsituationen für Sie relevant sind. Sie sind keine Punkteskala, ab der sich eine Maschine automatisch lohnt. Halten Sie vor allem fest, welche Mengen regelmäßig anfallen und welche Arbeit Sie erleichtern möchten. Das Versandprofil sagt darüber mehr aus als die Mitarbeiterzahl allein: Ein kleiner Betrieb mit häufigen Kundenaktionen kann andere Anforderungen haben als ein größeres Unternehmen mit überwiegend digitaler Korrespondenz.

Der Ratgeber Welche Frankiermaschine passt zu Ihrem Unternehmen? hilft Ihnen anschließend, aus diesem Bedarf passende Kriterien für Ausstattung, Bedienbarkeit und Leistung abzuleiten.