Auf welche Kriterien sollten Sie bei einer Frankiermaschine achten?
Eine passende Frankiermaschine bewältigt Ihre üblichen Versandaufgaben in der verfügbaren Zeit und lässt sich wirtschaftlich betreiben. Neben der Ausstattung zählen auch Bedienbarkeit, laufende Kosten und die Unterstützung durch den Anbieter.
- Briefmenge und Bearbeitungszeit
- Passt die Leistung zum größten regelmäßigen Versandlauf und zur Zeit bis zur Abholung? Betrachten Sie den vollständigen Ablauf mit Wiegen, Anlegen und Produktwechseln.
- Formate, Gewichte und Briefdicke
- Verarbeitet das System Ihre üblichen befüllten Umschläge? Welche Sendungen benötigen ein Frankieretikett? Wiegebereich und zulässige Durchlassdicke sind getrennt zu prüfen.
- Zuführung, Wiegen und Briefschließen
- Welche Handgriffe soll die Maschine übernehmen? Wählen Sie die Funktionen anhand echter Versandaufgaben: Einzelbriefe, gleichartige Stapel oder wechselnde Briefgewichte.
- Bedienbarkeit
- Können die vorgesehenen Nutzer und ihre Vertretungen typische Sendungen verständlich einstellen? Lassen sich Tinte und Etiketten einfach nachfüllen und Meldungen nachvollziehen?
- Kostenstellen und Auswertungen
- Reichen Anzahl und Zuordnungsmöglichkeiten für Ihre Abteilungen oder Mandanten? Liefert die angebotene Software die benötigten Berichte und Exporte?
- Arbeitsplatz und Verbindung
- Reicht der Platz einschließlich Zuführung, Waage und Briefablage? Sind die benötigten Netzwerkanschlüsse und die Voraussetzungen Ihrer IT erfüllt?
- Gesamtkosten und Vertragsbedingungen
- Vergleichen Sie Anschaffung oder Raten, Tinte, Etiketten, Updates, Software, Wartung und Reparatur über denselben Zeitraum. Prüfen Sie auch Laufzeit, Verlängerung und Rückgabebedingungen.
- Servicenetz und Ausfallsicherheit
- Wer betreut Ihren Standort? Welche Hilfe gibt es telefonisch und vor Ort, welche Reaktionszeiten sind vereinbart und wie läuft eine Reparatur ab?
- Erweiterbarkeit und Versorgung
- Welche konkret benannten Module lassen sich später ergänzen? Klären Sie auch die Verfügbarkeit von Verbrauchsmaterial, Ersatzteilen und Updates für die geplante Nutzungsdauer.
Woran erkennen Sie einen passenden Serviceanbieter?
Ein gutes Servicenetz ist besonders wichtig, wenn Ihre Geschäftspost täglich fertig werden muss. Entscheidend ist, welche Betreuung an Ihrem Standort tatsächlich verfügbar und vereinbart ist.
- Erreichbarkeit Ein klarer Ansprechpartner und Supportzeiten, die zu Ihrem Postausgang passen.
- Regionaler Service Qualifizierte Techniker für das angebotene Modell und ein nachvollziehbarer Weg zur Hilfe vor Ort.
- Reaktionszeit Konkrete Vereinbarungen zur Rückmeldung und zum Serviceeinsatz. Eine Reaktion ist noch keine abgeschlossene Reparatur.
- Reparatur und Überbrückung Klare Regeln zu Werkstattversand, Transportkosten und gegebenenfalls einem Ersatzgerät.
- Leistungsumfang Schriftlich festhalten, ob Wartung, Anfahrt, Arbeitszeit und Ersatz- oder Verschleißteile enthalten sind.
Bei FP unterscheiden sich beispielsweise Werkstattservice und Vor-Ort-Service: FP Care Classic sieht Abholung, Reparatur und Rücksendung vor; Premium umfasst Service vor Ort. Maßgeblich sind Modell und konkrete Vereinbarung. Die FP-Servicepakete und der Ratgeber zu Serviceverträgen erläutern die Unterschiede.
Welche Maschine passt zu Ihrem Sendungsmix?
Sie verschicken einzelne Briefe
Für einzelne Rechnungen oder Verträge über den Tag kann eine Maschine mit manueller Zuführung ausreichen. Sie wiegen den fertigen Brief auf der Waage und legen ihn anschließend zum Frankieren an. Wichtig sind eine einfache Bedienung und Platz für Ihre üblichen Umschläge.
Sie bearbeiten regelmäßig Briefstapel
Eine automatische Zuführung zieht die Briefe eines Stapels nacheinander ein. Das hilft beispielsweise beim monatlichen Versand gleichartiger Rechnungen: Sie müssen nicht jeden Umschlag einzeln anlegen. Bei Briefen mit gleichem Gewicht und derselben Versandart lässt sich das Porto einmal für den Stapel bestimmen.
Ihre Briefstapel enthalten unterschiedliche Gewichte
Eine dynamische Waage wiegt jeden Brief beim Durchlauf durch die Maschine. Zusammen mit der automatischen Zuführung spart sie das einzelne Auflegen auf die Waage. Das ist für Poststellen interessant, die regelmäßig größere Stapel mit unterschiedlich vielen Anlagen verschicken. Die Versandart muss passend eingestellt sein.
Der Artikel Zuführung und Wiegefunktionen einfach erklärt zeigt die einzelnen Funktionen mit Beispielen. Lassen Sie die benötigte Ausstattung anschließend mit Ihrer eigenen Post vorführen.
Praxisbeispiel
Zwei Büros versenden jeweils 500 Briefe pro Woche. Im ersten entstehen täglich rund 100 Einzelbriefe, im zweiten werden fast alle Sendungen freitags in einem kurzen Zeitfenster bearbeitet.
Für das erste Büro sind einfache Bedienung und kurze Vorbereitungszeiten besonders wichtig. Das zweite sollte eine automatische Zuführung mit seinem vollständigen Briefstapel vorführen lassen. Die gleiche Wochenmenge führt damit zu unterschiedlichen Anforderungen an das Gerät.
Wie prüfen Sie ein Frankiersystem mit eigenen Briefen?
Bringen Sie typische befüllte Umschläge und einige anspruchsvolle Sendungen zu einer Vorführung mit. Lassen Sie eine Person aus Ihrem Team einen repräsentativen Stapel bearbeiten. Notieren Sie Durchlaufzeit, manuelle Eingriffe und Sendungen, die einen anderen Druckweg benötigen.
- Die vereinbarte Tagesmenge passt in Ihr tatsächliches Bearbeitungsfenster.
- Häufige Produktwechsel lassen sich verständlich ausführen.
- Die angebotene Konfiguration verarbeitet Ihre üblichen Materialien.
- Auswertungen liefern die Informationen, die Sie intern benötigen.
Ein sinnvoller Puffer richtet sich nach absehbaren Spitzen und geplantem Wachstum. Eine pauschal deutlich größere Maschine bindet dagegen Budget, ohne automatisch Arbeit einzusparen.
Wie wird aus dem Bedarfsprofil eine passende Konfiguration?
Übertragen Sie die notwendigen Eigenschaften in eine kurze Muss-Liste und kennzeichnen Sie Komfortfunktionen separat. Der FP-Modellvergleich ordnet die Systemfamilien ein. Mit der Checkliste für Angebote stellen Sie anschließend sicher, dass genau die besprochene Ausstattung angeboten wird.
