Wann müssen Sie eine Frankiermaschine ummelden?
Typische Anlässe sind ein anderer Einsatzort, eine geänderte Firmierung, eine neue Rechnungsanschrift oder Bankverbindung. Die Deutsche Post verweist für Änderungen von Firmenname, Anschrift und Bankdaten auf ihren Nutzungsauftrag. Das Formular bietet dafür das Feld „Änderung“.
Einen anderen Einsatzort müssen Sie nach den postalischen Vertragsbedingungen sowohl dem Hersteller als auch der Deutschen Post unverzüglich schriftlich mitteilen. Planen Sie die Abstimmung deshalb bereits vor dem Umzug ein.
Welche Daten melden Sie an FP und die Deutsche Post?
- Umzug oder neuer Gerätestandort
- Alte und neue Anschrift, Datum des Umzugs und betroffene Gerätekennungen. Einsatzort und Rechnungsanschrift getrennt angeben.
- Neue Firmierung
- Alten und neuen Unternehmensnamen sowie geeignete Nachweise. FP nennt dafür beispielsweise den Handelsregisterauszug.
- Neue Bankverbindung
- Kontoinhaber, IBAN und gegebenenfalls ein neues Mandat für die Portobezahlung. Die Zahlungsdaten für FP-Rechnungen gesondert berücksichtigen.
- Neue Rechnungsanschrift
- Festlegen, welche Rechnungen an welche Anschrift gehen sollen: Geräte- und Serviceleistungen von FP oder Portoladungen der Deutschen Post.
Teilen Sie FP die Änderung mit Ihrer Kunden- und Gerätezuordnung über den Kundenservice mit. Für eine Umfirmierung beschreibt die FP-Vertrags-FAQ die schriftliche Mitteilung mit Nachweis und die zusätzliche Information an die Deutsche Post. Das postalische Formular finden Sie bei den DPAG-Unterlagen.
Was sollten Sie bei einem Standortwechsel zusätzlich prüfen?
- Netzwerkzugang und Stromversorgung stehen am neuen Frankierplatz bereit.
- Transport und Wiederinbetriebnahme sind nach der Anleitung des Geräts vorbereitet.
- Absenderangaben, Werbeklischee und gegebenenfalls Umschläge zeigen die neue Adresse.
- Einlieferungsweg, Annahmeschluss und interne Zuständigkeiten passen zum neuen Standort.
Praxisbeispiel
Die Verwaltung zieht um, die Buchhaltung bleibt am bisherigen Sitz. Bei der Änderungsmeldung werden der neue Maschinenstandort und die weiterhin gültige Rechnungsanschrift getrennt angegeben. Dadurch lässt sich der Standort aktualisieren, während die Rechnungen weiterhin die zuständige Buchhaltung erreichen.
Die technische Vorbereitung erläutert Einrichtung und IT; Änderungen am Aufdruck behandelt Frankierklischee und Werbebotschaft.
Was gilt bei Firmenübernahme oder einem anderen Betreiber?
Eine neue Anschrift oder ein geänderter Name bedeutet nicht in jedem Fall einen neuen Vertragspartner. Soll jedoch eine andere Gesellschaft das Gerät übernehmen, lassen Sie die Vertragszuordnung vorab prüfen. Eine Übertragung des postalischen Nutzungsvertrags setzt nach den AGB die vorherige schriftliche Zustimmung der Deutschen Post voraus.
Klären Sie mit FP und der Deutschen Post, ob eine Vertragsübernahme möglich ist oder ob Abmeldung und Neuanmeldung erforderlich sind. Dasselbe gilt für die zugehörigen FP-Verträge. Bewahren Sie die Bestätigungen gemeinsam mit den aktualisierten Vertragsunterlagen auf.
