Frankiermaschine bei FP anfragen und bestellen: So gehen Sie vor

1. Vom ersten Bedarf bis zum einsatzbereiten System

Anfrage, Angebot und Bestellung sind aufeinanderfolgende Schritte. Zusätzlich benötigt die Frankiermaschine eine bestätigte Nutzungsvereinbarung mit der Deutschen Post. Der typische Weg sieht so aus:

1. Bedarf skizzieren

   Erfassen Sie die übliche Sendungsmenge, regelmäßig auftretende Spitzen, wichtige Formate und den heutigen Arbeitsablauf. Für den Einstieg genügt eine realistische Größenordnung; offene Details lassen sich in der Beratung klären.

2. Anfrage an FP senden

   Über die Seite Angebot anfordern übermitteln Sie Kontaktdaten, Firma, Postleitzahl, geschätztes Briefvolumen und eine optionale Nachricht. Das Formular verlangt keine bestehende Kundennummer. Die Anfrage ist unverbindlich und noch keine Bestellung.

3. Lösung und Leistungen abstimmen

   Im Gespräch werden Postvolumen, Sendungsmix, Arbeitsweise und gewünschte Funktionen eingeordnet. Wenn ein Praxiseindruck wichtig ist, können Sie eine Produktvorführung im FP-Showroom vor Ort oder virtuell vereinbaren.

4. Angebot prüfen und Bestellung freigeben

   Prüfen Sie, ob Gerätemodell, Ausstattung, Beschaffungsform, Service, Verbrauchsmaterial sowie Lieferung und Einführung eindeutig beschrieben sind. Erst die anschließende Bestellung löst den vereinbarten Beschaffungsprozess aus.

5. Nutzungsauftrag für die Deutsche Post bearbeiten

   Beim Kauf, bei Miete oder Leasing erhalten Sie über den Hersteller auch die Unterlagen für die Nutzung der Frankiermaschine. Sie füllen den Auftrag aus und unterschreiben ihn; der Hersteller leitet das Original an die Deutsche Post weiter. Die Deutsche Post bestätigt den Auftrag. Diesen Ablauf beschreibt sie unter Kunde werden – der Weg zu Ihrer Frankiermaschine.

6. Lieferung und Inbetriebnahme vorbereiten

   Klären Sie intern Aufstellort, Zuständigkeit und benötigte Netzwerkfreigaben. Stimmen Sie Liefer- und Einführungsschritte mit FP anhand der vereinbarten Unterlagen ab und halten Sie Bestätigungen sowie Ansprechpartner für die spätere Vertretung zugänglich.

2. Diese Angaben machen die Beratung belastbar

Je konkreter die Ausgangslage beschrieben ist, desto gezielter lassen sich Leistungsklasse und Ausstattung eingrenzen. Für das erste Gespräch sind vor allem diese Angaben hilfreich:

• Postvolumen und Spitzen Nennen Sie den normalen Tages- oder Monatsumfang und zusätzlich wiederkehrende Spitzen, etwa periodische Rechnungs- oder Informationsläufe.
• Sendungsarten und Formate Halten Sie fest, ob vor allem Standardbriefe, Großbriefe, Einschreiben, Auslandspost oder gemischte Sendungen vorkommen.
• Bisheriger Ablauf Beschreiben Sie kurz, wie Briefe heute gewogen, frankiert, verschlossen und zur Abholung bereitgestellt werden. Benennen Sie den Schritt, der am meisten Zeit oder Abstimmung verursacht.
• Gewünschte Funktionen Notieren Sie Anforderungen an Waage, automatische Zuführung, Briefschließer, Kostenstellen, Werbemotive oder die Bedienung durch mehrere Personen. Die konkrete Verfügbarkeit hängt vom Modell und der gewählten Ausstattung ab.
• Standort und Technik Berücksichtigen Sie verfügbaren Platz, Netzwerkzugang, interne IT-Vorgaben und die Personen, die das System einrichten oder betreuen.
• Bestehende Lösung und Zeitplan Nennen Sie ein vorhandenes Gerät, bekannte Vertragsbindungen und den gewünschten Startzeitpunkt, sofern diese Angaben bereits feststehen.

Das Bedarfsprofil zur Auswahl einer Frankiermaschine hilft, diese Punkte vor dem Gespräch systematisch zu erfassen.

3. Diese Punkte sollten im Angebot eindeutig sein

Ein belastbares Angebot zeigt nicht nur das Gerätemodell. Es macht auch sichtbar, welche Ausstattung und Leistungen enthalten sind und welche Kosten während der vereinbarten Nutzung entstehen.

• System und Ausstattung Modell, Waage, Zuführung, Schließmodul, Kostenstellenfunktionen und weitere vereinbarte Optionen sollten eindeutig bezeichnet sein.
• Beschaffungsform und Laufzeit Halten Sie fest, ob das System gekauft, gemietet oder geleast wird und welche Laufzeit, Verlängerung oder Rückgabe dafür gilt. FP beschreibt verfügbare Wege auf der Seite Finanzierungslösungen.
• Einmalige und laufende Kosten Prüfen Sie Gerätepreis oder Rate, Lieferung, Einrichtung, Service, Verbrauchsmaterial und weitere im Angebot ausgewiesene Entgelte gemeinsam.
• Service und Zuständigkeit Klären Sie, welche Leistungen im gewählten Paket enthalten sind, wie Störungen gemeldet werden und welche Reaktions- oder Austauschbedingungen tatsächlich vereinbart werden. Einen Überblick bietet FP unter Servicepakete.
• Lieferung und Einführung Lieferumfang, Terminabstimmung, Aufstellung, technische Einrichtung und Einweisung sollten der geplanten Aufgabenverteilung entsprechen.

Mehr dazu: So vergleichen Sie Angebote für eine Frankiermaschine

4. Bestellung und Nutzungsvereinbarung unterscheiden

Mit der Bestellung bei FP beschaffen Sie das vereinbarte System und die zugehörigen Leistungen. Daneben steht der Auftrag an die Deutsche Post zur Nutzung einer Frankiermaschine für deren Sendungsprodukte und zur Abwicklung des Portos. Diese beiden Vorgänge gehören zum selben Einführungsprozess, haben aber unterschiedliche Vertragspartner und Bestätigungen.

Prüfen Sie die Unterlagen vor der Unterschrift auf vollständige Firmen- und Standortangaben. Der Standort ist für die Nutzungsvereinbarung relevant; spätere Änderungen werden deshalb nicht nur intern dokumentiert, sondern nach dem dafür vorgesehenen Verfahren gemeldet.

5. Lieferung und Start intern vorbereiten

Nach der Bestellung sollten die organisatorischen Voraussetzungen parallel zum Lieferprozess vorbereitet werden:

• Benennen Sie eine verantwortliche Person für Terminabstimmung, Unterlagen und interne Rückfragen.
• Prüfen Sie Aufstellfläche, Stromversorgung und den mit Ihrer IT abgestimmten Netzwerkzugang.
• Halten Sie Bestellunterlagen und die Bestätigung der Deutschen Post für die Einrichtung griffbereit.
• Planen Sie, wer eingewiesen wird und später Benutzer, Kostenstellen oder Werbemotive verwaltet.
• Bestellen Sie nur das Verbrauchsmaterial, das zum vereinbarten System und geplanten Start gehört.
• Dokumentieren Sie Kundennummern und Zugänge so, dass autorisierte Vertretungen sie im Betrieb finden.

Die technische Einrichtung beginnt erst mit dem konkret gelieferten System und den dazugehörigen Unterlagen. Die nächsten Schritte erläutern die Ratgeber zur Anmeldung der Frankiermaschine, zur Einrichtung am Arbeitsplatz und zur Registrierung bei MyFP.