Was sollten Sie vor Lieferung der Frankiermaschine vorbereiten?
Bestimmen Sie eine Person für die Einführung und beziehen Sie IT sowie die spätere Bedienung ein. Halten Sie Gerätebestellung, postalische Anmeldung und gegebenenfalls Finanzierungs- oder Serviceunterlagen auseinander: Diese betreffen unterschiedliche Leistungen.
- Die Stellfläche reicht für Gerät, Zuführung, Ausgabe und benötigtes Material.
- Stromversorgung und der vorgesehene Netzwerkzugang sind am Arbeitsplatz verfügbar.
- Benötigte Vertrags- und Registrierungsdaten liegen der zuständigen Person vor.
- Passende Kartuschen und Frankieretiketten stehen für die Inbetriebnahme bereit.
- Die zuständige IT kann bei Verbindungsfragen während der Einrichtung unterstützen.
Welche Netzwerkfragen muss Ihre IT vorab klären?
Frankiersysteme nutzen die Verbindung unter anderem für Portoladung und Datenabgleich. Ein freier Netzwerkanschluss allein genügt nicht, wenn Firewall, WLAN-Anmeldung oder andere Zugangsvorgaben die Kommunikation verhindern.
Geben Sie der IT den vollständigen Modellnamen und die FP-Hinweise zur Konnektivität der PostBase-Familie. Klären Sie daraus den geeigneten Anschluss und erforderliche Freigaben. Die unterstützten Netzwerkverfahren unterscheiden sich je Gerät; Einstellungen sollten nicht von einem anderen Modell übernommen werden.
Für die Planung: Der Datenabgleich kann auch im laufenden Betrieb notwendig sein. Berücksichtigen Sie das bei getrennten Netzen, zeitweise abgeschalteten Anschlüssen oder einem späteren Standortwechsel.
Praxisbeispiel
Am vorgesehenen Arbeitsplatz ist ein LAN-Anschluss frei. Das Firmennetz lässt neue Geräte jedoch erst nach einer Freigabe durch die IT zu.
Vor dem Liefertermin erhält die IT die Anschlussanforderungen des bestellten Modells und bereitet die erforderlichen Freigaben vor. Bei der Einrichtung lässt sich dadurch gezielt prüfen, ob Portoladung und Datenabgleich funktionieren.
Wie richten Sie Registrierung, Benutzer und Portoladung ein?
Klären Sie zunächst die postalische Anmeldung bei der Deutschen Post. Führen Sie anschließend Geräteaktivierung, Inbetriebnahme, Portoladung und gegebenenfalls Updates nach der Anleitung des gelieferten Geräts durch. Richten Sie nur die benötigten Benutzer und Kostenstellen ein. Legen Sie fest, wer Portoguthaben nachladen und administrative Änderungen vornehmen darf.
Das MyFP-Portal ergänzt den Betrieb um Kontoinformationen und gerätebezogene Dienste. Für die Erstregistrierung werden die entsprechenden Kundendaten und die R-PIN benötigt. Stimmen Sie intern ab, wer den Zugang verwaltet und wie eine Vertretung Zugriff erhält.
Wenn Sie mit Logo oder Servicehinweis frankieren möchten, bereiten Sie auch das Werbeklischee beziehungsweise die Textnachricht vor. Planen Sie bei individuellen Motiven die Erstellung und Freigabe ein und prüfen Sie den Aufdruck bei der Einrichtung.
Wie prüfen Sie den eingerichteten Frankierarbeitsplatz?
Bearbeiten Sie die häufigsten Sendungen einmal vollständig: Produkt auswählen, Gewicht ermitteln, Frankierung prüfen und die Post für den vorgesehenen Annahmeweg vorbereiten. Beziehen Sie eine Vertretung ein; so werden unklare Bedienfolgen vor dem ersten Zeitdruck sichtbar.
Halten Sie abschließend nur die Informationen am Arbeitsplatz bereit, die tatsächlich gebraucht werden: Standardprodukte, Einlieferungszeiten, zuständige Personen und Supportweg. Die tägliche Routine beschreibt Frankiermaschine bedienen. Für Berichte und interne Verrechnung folgt Portokosten zuordnen.
