Wo entstehen Engpässe im Postausgang?
Eine schnellere Frankiermaschine verkürzt die Bearbeitungszeit nur, wenn das Frankieren den Ablauf bremst. Liegen die Briefe erst kurz vor der Abholung fertig kuvertiert vor, kann der größere Hebel beim Drucken, Falzen oder Zusammenstellen der Sendungen liegen.
Verfolgen Sie eine typische Tagesmenge vom Druckauftrag bis zur Übergabe. Notieren Sie je Arbeitsschritt die aktive Bearbeitungszeit und die Wartezeit. Erfassen Sie zusätzlich einen Spitzentag, etwa den monatlichen Rechnungslauf.
- Dokumente kommen kurz vor Annahmeschluss an
- Interne Abgabezeiten und Prioritäten mit den Abteilungen vereinbaren.
- Falzen und Kuvertieren beanspruchen die meiste Zeit
- Dokumentaufbau vereinheitlichen und den Einsatz einer Falz- oder Kuvertiermaschine prüfen.
- Jeder Brief wird mehrfach umgelegt
- Waage, Material und Ausgabe in Bearbeitungsreihenfolge anordnen.
- Bei gemischten Stapeln muss häufig umgestellt werden
- Nach Postprodukt und Zusatzleistung vorsortieren; geeignete Wiege- und Zuführfunktionen prüfen.
- Fertige Post bleibt bis zum nächsten Tag liegen
- Abholung oder Einlieferungsweg mit den tatsächlichen Fertigstellungszeiten abstimmen.
Praxisbeispiel
Die Post wird um 16 Uhr abgeholt. Treffen Briefe aus mehreren Abteilungen erst um 15:45 Uhr ein, bleiben nur wenige Minuten zum Falzen, Kuvertieren und Frankieren. Der Zeitdruck entsteht damit bereits vor dem Frankierplatz.
Ein früherer interner Annahmeschluss und ein eigener Bearbeitungslauf für Serienbriefe verteilen die Arbeit besser. Anschließend lässt sich beurteilen, welcher Aufwand beim Falzen und Kuvertieren verbleibt und ob eine Kuvertiermaschine dafür sinnvoll ist.
Wie organisieren Sie Einzelpost, Serienbriefe und Mischpost?
Einzelpost im Tagesablauf bündeln
Angebote, Auftragsbestätigungen und Serviceanschreiben entstehen häufig verteilt über den Tag. Feste Bearbeitungsfenster können Unterbrechungen reduzieren, sofern die gewünschte Einlieferung noch erreicht wird. Für eilige Sendungen sollte ein klarer Ausnahmeweg vereinbart sein.
Serienbriefe als eigenen Lauf vorbereiten
Beim monatlichen Rechnungslauf oder einer Einladung an viele Kunden erleichtern einheitliche Umschläge und wenige Produktwechsel die Bearbeitung. Prüfen Sie vor dem gesamten Lauf einige vollständig befüllte Mustersendungen auf Gewicht, Fensterposition, Verschluss und Maschinenlauf. Ein Rechnungslauf bleibt gewöhnliche Geschäftspost; für werbliche Aktionen kommen bei passenden Voraussetzungen die Bedingungen für DIALOGPOST hinzu.
Mischpost nach Bearbeitungsanforderungen ordnen
Treffen leichte Rechnungsbriefe, dicke Vertragsmappen und Auslandspost gemeinsam ein, sind je Sendung unterschiedliche Entscheidungen nötig. Vorsortieren nach Postprodukt und Druckweg begrenzt die Zahl der Umstellungen. Für verbleibende Gewichtsunterschiede sind verständliche Bedienung und ein passendes Wiegeverfahren besonders wichtig.
Welche FP-Technik unterstützt welchen Arbeitsschritt?
FP bietet Falzmaschinen, Kuvertiermaschinen und Frankiersysteme für unterschiedliche Bearbeitungsschritte. Die Geräte müssen nicht gleichzeitig angeschafft werden. Priorisieren Sie den Schritt, der heute die meiste Zeit bindet oder die termingerechte Übergabe gefährdet.
Eine automatische Briefzuführung entlastet beispielsweise beim Frankieren eines Stapels. Sie löst jedoch kein Problem mit falsch gefalzten Dokumenten oder ungeeigneten Umschlägen. Prüfen Sie deshalb immer die Übergänge zwischen den Arbeitsschritten.
Zur Planung gehört auch die Übergabe an die Deutsche Post. Welche Möglichkeiten Sie mit Filiale, Briefkasten und vereinbarter Abholung haben, erklärt Frankierte Sendungen bei der Deutschen Post einliefern.
Woran erkennen Sie einen effizienteren Postausgang?
Vergleichen Sie vor und nach einer Änderung dieselben Größen: Bearbeitungsminuten pro 100 Sendungen, notwendige Nacharbeit und rechtzeitig fertiggestellte Post. Dokumentieren Sie auch außergewöhnliche Mengen, damit ein ruhiger Vergleichstag das Ergebnis nicht verzerrt.
Für die Wirtschaftlichkeitsrechnung: Freie Arbeitszeit ist zunächst zusätzliche Kapazität. Eine tatsächliche Ausgabenersparnis entsteht beispielsweise erst, wenn Überstunden oder extern vergebene Arbeiten entfallen.
Mit diesem Ablaufbild können Sie im Bedarfsprofil für die Frankiermaschine konkrete Anforderungen festhalten und ein passendes FP-Angebot anfragen.
