Welche Briefe fallen in Kanzleien und Notariaten an?
Welche Unterlagen per Post versendet werden, hängt vom Vorgang und dem vorgesehenen Übermittlungsweg ab. Für die Gerätewahl sollten Sie insbesondere diese Aufgaben berücksichtigen:
- Mandantenanschreiben und Rechnungen: Einzelne Briefe entstehen über den Tag; wechselnde Anlagen beeinflussen Gewicht und Porto.
- Vertragsunterlagen und notarielle Ausfertigungen: Umfangreichere Dokumentensätze erfordern einen passenden Briefdurchlass oder geeignete Frankieretiketten.
- Rücksendung von Originalunterlagen: Verpackung, fertige Briefdicke und die benötigte Versandleistung bestimmen den Bearbeitungsweg.
| Versandaufgabe | Worauf es ankommt | Nutzen beim Frankieren |
|---|---|---|
| Mandantenanschreiben und Papierkorrespondenz | Einzelne Briefe entstehen im Laufe des Tages. | Porto direkt am Arbeitsplatz bereitstellen und den Brief ohne Briefmarkenvorrat frankieren. |
| Vertragsunterlagen, Abschriften und Ausfertigungen | Unterschiedlich viele Seiten verändern Gewicht und Dicke. | Fertig kuvertierte Sendungen wiegen; für zu dicke Umschläge passende Frankieretiketten verwenden. |
| Unterlagenrücksendungen | Großbriefe und stärkere Umschläge passen nicht in jede Maschine. | Direktdruck und Etikettendruck passend zur Sendung kombinieren. |
| Rundschreiben an mehrere Empfänger | Viele ähnliche Briefe sollen in einem Arbeitsgang fertig werden. | Eine automatische Zuführung kann das wiederholte Anlegen einzelner Briefe übernehmen. |
Der elektronische Rechtsverkehr bleibt ein eigener Arbeitsablauf. Die BRAK erläutert die elektronische Übermittlung über beA; die Bundesnotarkammer beschreibt das besondere elektronische Notarpostfach beN. Planen Sie die Frankiermaschine anhand der tatsächlich verbleibenden Papierpost.
Welche Funktionen erleichtern den Kanzleialltag?
- Wiegen am Frankierplatz Der vollständige Umschlag wird gewogen. Das hilft besonders bei Schreiben mit wechselnden Anlagen; Format und Zusatzleistung werden passend dazu gewählt.
- Geeigneter Briefdurchlass Prüfen Sie Ihre häufigsten Umschläge mit Inhalt. Ein dicker Urkundensatz benötigt eine andere Lösung als ein einseitiges Anschreiben.
- Kostenstellen Trennen Sie Porto beispielsweise nach Kanzleibereichen, Standorten oder organisatorischen Einheiten. Eine Zuordnung zu einzelnen Mandaten muss mit der benötigten Anzahl und Auswertung geplant werden.
- Gespeicherte Einstellungen Wiederkehrende Versandprodukte lassen sich schneller auswählen. Beim Wechsel von Format, Gewicht oder Zusatzleistung bleibt die passende Auswahl entscheidend.
Der Artikel Funktionen und Ausstattung erklärt die Begriffe zum Nachschlagen. Wie sich Porto organisatorisch zuordnen lässt, zeigt der Beitrag Buchhaltung und Kostenstellen.
Welche Ausstattung passt zu Ihrer Kanzlei?
Kleine Kanzlei mit einzelnen Tagesbriefen
Im Sekretariat entstehen über den Tag verteilt wenige Mandantenbriefe und gelegentlich stärkere Unterlagenrücksendungen. Hier kann eine kompakte PostBase Vision M2 mit Waage und manueller Zuführung ausreichen. Ihre direkte Briefdurchlassstärke beträgt bis zu 6 mm; dickere Sendungen werden über geeignete Frankieretiketten freigemacht.
Größere Einheit mit gebündeltem Postausgang
Mehrere Teams geben ihre Post kurz vor dem täglichen Versand ab. Bei regelmäßigen Stapeln kommt beispielsweise eine PostBase Fusion A70 mit optionaler automatischer Zuführung infrage. Soll zusätzlich jeder Brief während des Durchlaufs gewogen werden, ist eine entsprechend ausgestattete Fusion A120 oder One zu betrachten. Die One bietet zudem mehr Spielraum für dicke Sendungen.
Die Beispiele dienen der Orientierung. Vergleichen Sie die Geräte mit Ihren eigenen Umschlägen und Anlagen; der PostBase-Modellvergleich zeigt die Unterschiede.
Wie bleiben Versand und Nachweise nachvollziehbar?
Trennen Sie die Arbeitsschritte Freigabe, Kuvertierung, Frankierung und Einlieferung. Die Frankiermaschine übernimmt den Portoabdruck. Die Auswahl des geeigneten Übermittlungswegs, Fristenkontrolle und Zuordnung von Versandbelegen bleiben Teil der Kanzleiorganisation.
Frankiert ist noch nicht eingeliefert: Der Abdruck allein belegt weder die Übergabe an den Postdienstleister noch den Zugang beim Empfänger. Für Sendungen mit besonderen Nachweisanforderungen müssen Versandprodukt, Einlieferung und Dokumentation zusammenpassen.
Halten Sie besondere Sendungen bis zur erforderlichen Einlieferung getrennt von der normalen Tagespost. Weiterführende Hinweise finden Sie unter Mischpost, Großbriefe und Einschreiben.
Wie bereiten Sie eine passende Kanzleilösung vor?
Nennen Sie Ihre übliche Briefmenge, den größten Versandstapel, typische Briefdicken und die gewünschte Kostenstellenstruktur. Beziehen Sie auch Vertretung, Einweisung und Unterstützung bei Störungen ein. Bei FP Care unterscheiden sich Werkstatt- und Vor-Ort-Service nach dem vereinbarten Paket.
Bei sehr wenig verbleibender Papierpost lohnt zunächst der Wirtschaftlichkeitsvergleich. Für regelmäßigen Bedarf kann FP eine passende Konfiguration zusammenstellen. Angebot für Ihre Kanzlei oder Ihr Notariat anfordern.
Fachliche Einordnung: BRAK und Bundesnotarkammer, oben verlinkt. Produktangaben: FP-Produktseiten und PostBase-Modellvergleich. Stand: 2. Oktober 2026. Die Szenarien sind illustrative Beispiele, keine Kundenreferenzen.
