Wie planen Sie einen Gerätewechsel ohne Versandlücke?
Stimmen Sie Liefertermin und Einrichtung des neuen Systems mit dem letzten Einsatz des bisherigen Geräts ab. Halten Sie fest, welche Aufgaben vorübergehend anders erledigt werden müssen. Eine kurze Überschneidung kann sinnvoll sein, wenn der Versand ohne Unterbrechung weiterlaufen soll.
Prüfen Sie vor der Bestellung, ob vorhandene Kartuschen, Etiketten, Software und Zusatzmodule weiterverwendet werden können. Ein Wechsel innerhalb derselben Marke bedeutet nicht automatisch Kompatibilität.
Was geschieht mit Verträgen, Restguthaben und Berichten?
- Gerätevertrag
- Eigentum, Kündigung oder Laufzeitende, Rückgabepflicht und mögliche Abschlusszahlungen
- Service und Software
- Fortführung, Übertragung oder Beendigung der einzelnen Leistungen
- Postalische Anmeldung
- Vorgesehenes Abmelde- bzw. Umstellungsverfahren für die konkrete Maschine
- Portoguthaben
- Stand feststellen und das Verfahren für verbleibendes Guthaben mit FP bzw. der zuständigen Stelle klären
- Unternehmensdaten
- Benötigte Kostenstellenberichte, Belege und Auswertungen sichern
Wichtig für den Abschluss: Eine Abholung des Geräts bestätigt nicht automatisch die Kündigung aller Verträge oder die Erstattung von Guthaben. Lassen Sie sich die jeweiligen Vorgänge gesondert bestätigen.
Den konkreten postalischen Ablauf, die Zuständigkeiten und die Erstattung von Restporto beschreibt Frankiermaschine abmelden. Für das neue Gerät planen Sie die Anmeldung gesondert ein.
Nutzen Sie die FP-Serviceformulare und den Kundenservice, um die passenden Schritte für Ihr Vertrags- und Gerätemodell abzustimmen. Setzen Sie die Maschine nicht eigenständig zurück, bevor benötigte Daten und das weitere Vorgehen geklärt sind.
Wie bereiten Sie die Rückgabe der Maschine vor?
Unterscheiden Sie die Rückgabe eines Mietgeräts, einer Leihmaschine und die Entsorgung eines eigenen Altgeräts. Ansprechpartner, Umfang und mögliche Kosten können unterschiedlich sein. Vereinbaren Sie, welche Komponenten mitgeschickt werden sollen.
- Gerätekennung und Rückgabegrund stimmen mit dem Auftrag überein.
- Benötigte Berichte sind gesichert und offene Abrechnungsfragen dokumentiert.
- Verpackung und Transportsicherung entsprechen der erhaltenen Anweisung.
- Zubehör und Begleitunterlagen sind anhand der vereinbarten Liste vollständig.
- Abhol- oder Versandnachweis wird bis zum bestätigten Abschluss aufbewahrt.
Wie übernehmen Sie den Postausgang auf das neue System?
Prüfen Sie Benutzer, Kostenstellen, Portoprodukte und den Materialbestand auf dem neuen Gerät. Vergleichen Sie einen typischen Arbeitslauf mit den vereinbarten Anforderungen. Geben Sie der Buchhaltung den Wechseltermin, damit Berichte beider Systeme ohne Lücke oder Doppelzählung zusammengeführt werden können.
Für die technische Einführung nutzen Sie Einrichtung und IT; für die laufende Zuordnung Portokosten und Auswertungen.
