Welche Belege und Portodaten braucht die Buchhaltung?
Eine Portoladung stellt Guthaben bereit. Der Portoverbrauch zeigt, welcher Betrag tatsächlich frankiert wurde. Für die interne Verteilung auf Abteilungen zählt der zugehörige Verbrauch im Auswertungszeitraum. Zahlungen, Verbrauchsberichte und Rechnungen erfüllen deshalb unterschiedliche Aufgaben.
| Unterlage | Was sie zeigt | Wofür Sie sie benötigen |
|---|---|---|
| Portoladung | Bereitgestelltes Guthaben und zugehöriger Zahlungsvorgang | Ladungen und Zahlungsnachweise zuordnen; verfügbares Guthaben abstimmen |
| Verbrauchsbericht | Frankierte Beträge nach Zeitraum und, soweit eingerichtet, Kostenstelle | Porto intern verteilen und Veränderungen erkennen |
| FP-Rechnungen | Abgerechnete Geräte-, Vertrags-, Software- oder Materialleistungen | Diese Kosten zusätzlich zum Porto erfassen und nach Ihrer internen Regel verteilen |
| Korrekturbelege | Dokumentierte Fehlzuordnungen, Erstattungen oder Gutschriften | Abweichungen erklären und doppelte Verrechnungen vermeiden |
Ein Kostenstellenbericht unterstützt die interne Zuordnung; er ersetzt nicht die zugehörigen Rechnungs- und Zahlungsbelege. FP-Rechnungen und Verträge finden Sie laut FP im MyFP-Portal. Stimmen Sie mit Ihrer Buchhaltung ab, welche Unterlagen sie zusätzlich zum Monatsbericht benötigt.
Wie ordnen Sie Porto Abteilungen, Projekten oder Mandanten zu?
Eine Kostenstelle beantwortet zunächst: In welchem Bereich sind die Kosten entstanden? Beispiele sind Vertrieb, Personal oder Verwaltung. Ein Projekt, Auftrag oder Mandat beantwortet dagegen, wofür die Kosten angefallen sind. Die Kostenstellenfunktion der Maschine kann solche internen Kennungen abbilden, wenn die verfügbare Struktur dafür ausreicht.
- Kennungen abstimmen Verwenden Sie beispielsweise „100 Vertrieb“ entsprechend der Zuordnung in Ihrer Buchhaltung.
- Post getrennt übergeben Wählen Sie vor jedem Stapel die richtige Kostenstelle. Ein gemeinsam eingelieferter, unsortierter Stapel lässt sich später nicht allein aus seiner Gesamtsumme aufteilen.
- Zugriffe festlegen Klären Sie, wer frankieren, Kostenstellen ändern und Berichte abrufen darf. Verfügbare Rechte richten sich nach System und Software.
- Struktur passend wählen Für Abteilungen reichen oft wenige Positionen. Bei wechselnden Mandaten oder einer Gliederung nach Standort und Projekt können mehr Kostenstellen oder mehrere Ebenen erforderlich sein.
Praxisbeispiel
Im April weist der Verbrauchsbericht 180 Euro Porto für den Vertrieb, 90 Euro für die Verwaltung und 50 Euro für Personal aus. Die Buchhaltung verteilt damit insgesamt 320 Euro Portoverbrauch auf die drei Bereiche.
Die im selben Monat geladenen 500 Euro werden beim Guthabenabgleich berücksichtigt und nicht zusätzlich als Verbrauch verteilt. Maschinenmiete, Tinte und Service kommen nach der dafür vereinbarten internen Regel hinzu.
Für eine Hausverwaltung kann eine Zuordnung je betreutem Objekt sinnvoll sein; für eine Kanzlei gegebenenfalls je Mandat. Ob und wie Kosten anschließend weiterberechnet werden, richtet sich nach der jeweiligen Vereinbarung. Die Maschinenzuordnung allein begründet keinen Erstattungsanspruch.
Welche FP-Funktionen helfen bei Kostenstellen und Auswertungen?
Kostenstellen im Gerät
Bereits die PostBase Vision M2 bietet fünf Kostenstellen. Bei größeren Systemen stehen modellabhängig mehr zur Verfügung. Der FP-Modellvergleich zeigt die veröffentlichten Standardwerte. Die Zahl der Kostenstellen allein sagt noch nichts über Berichtstiefe, Benutzerrechte oder Exportmöglichkeiten aus.
MyFP und Vision360 Premium
MyFP bündelt den Zugang zu Kunden- und Gerätediensten. FP stellt dort auch Anleitungen zur Einrichtung von Benutzern und Kostenstellen bereit. Vision360 Premium ergänzt für unterstützte PostBase Vision- und Fusion-Systeme Berichte, Kostenstellenauswertungen, Benutzerrechte und Exporte für Buchhaltung und Controlling. Dafür ist ein eigener Vertrag vorgesehen.
Navigator und MailReport für passende Systeme
Für die PostBase One beschreibt FP außerdem Navigator zur Kostenstellenverwaltung und Berichterstellung sowie MailReport für detailliertere Auswertungen. MailReport unterstützt laut FP bis zu drei Kostenstellen-Ebenen; ein Export etwa nach Excel oder CSV ist optional vorgesehen. Lassen Sie für Ihre konkrete Maschine bestätigen, welche Softwareversion, Lizenz und Funktionen verfügbar sind.
Wie übergeben Sie die Portokosten monatlich an die Buchhaltung?
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Zeitraum festlegen
Alle betroffenen Geräte mit demselben Stichtag auswerten. Vor einem Bericht prüfen, ob die benötigten Daten vollständig übertragen wurden.
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Zuordnungen prüfen
Nicht zugeordnete Beträge, falsche Kostenstellen und ungewöhnliche Veränderungen klären. Bei mehreren Maschinen sollte eine Kostenstellenkennung überall dieselbe Bedeutung haben.
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Summen abstimmen
Die Kostenstellenbeträge mit dem Gesamtverbrauch des gleichen Zeitraums vergleichen. Portoladungen, Restguthaben und dokumentierte Korrekturen gesondert nachvollziehen.
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Unterlagen übergeben
Bericht oder Export zusammen mit Gerätekennung, Zeitraum und Erläuterungen zu Korrekturen ablegen. Die Buchhaltung ergänzt die zugehörigen Rechnungs- und Zahlungsbelege.
Praxisbeispiel
Bei 80 Euro Anfangsguthaben, einer Portoladung von 500 Euro und Frankierungen im Wert von 320 Euro ergibt sich:
80 Euro + 500 Euro − 320 Euro = 260 Euro Restguthaben
Die Rechnung unterstellt, dass keine weiteren Guthabenbewegungen vorliegen. Weicht der tatsächliche Stand ab, werden die betreffenden Vorgänge geklärt und dokumentiert.
Ein Export ist eine Datengrundlage. Ob Ihre Buchhaltungssoftware ihn direkt einlesen kann, muss anhand einer Beispieldatei geklärt werden. Prüfen Sie insbesondere Kostenstellenkennungen, Zeitraum, Gerätezuordnung, Beträge und Zahlenformate. Eine DATEV- oder ERP-Anbindung sollte ausdrücklich im Leistungsumfang bestätigt sein, wenn Sie sie benötigen.
Wie behandeln Sie Fehlfrankierungen und falsche Kostenstellen?
Eine Fehlfrankierung kann zunächst im Geräteverbrauch enthalten sein, obwohl der Brief so nicht versendet wurde. Halten Sie den Vorgang mit Datum, Betrag und betroffenem Bereich fest. Eine beantragte Erstattung und ein tatsächlich erstatteter Betrag sind unterschiedliche Bearbeitungsstände. Ordnen Sie den späteren Erstattungsnachweis dem ursprünglichen Vorgang zu; rechnen Sie ihn nicht mehrfach gegen.
Bei einer versehentlich gewählten Kostenstelle dokumentieren Sie die interne Umbuchung. Bewahren Sie den ursprünglichen Bericht und die Korrektur nachvollziehbar auf, statt nur eine neue, unerklärte Summe weiterzugeben. Das postalische Vorgehen erläutert der Artikel Fehlfrankierung und Portoerstattung.
Welche Anforderungen gehören in Ihr FP-Angebot?
Nennen Sie neben dem Briefvolumen auch die Zahl der Abteilungen, Standorte und gewünschten Zuordnungsebenen. Vereinbaren Sie benötigte Kostenstellen, Benutzerrechte, Berichte, Exportformat sowie etwaige Software- und Einrichtungskosten konkret.
Ein aussagekräftiger Termin zeigt den ganzen Ablauf: einen Beispielstapel einer Kostenstelle zuordnen, den Bericht abrufen und die Datei gemeinsam mit der Buchhaltung beurteilen. So wird sichtbar, ob die Lösung die spätere Abrechnung erleichtert. Die Gesamtkostenrechnung hilft, dafür erforderliche Leistungen im Budget zu berücksichtigen.
Funktionsangaben nach den verlinkten FP-Produkt- und Portalseiten. Stand: 2. Oktober 2026. Verfügbarkeit, Umfang und Kompatibilität richten sich nach Modell, Software und vereinbartem Vertrag.
