Für welche Versandaufgaben ist eine Frankiermaschine sinnvoll?
Betrachten Sie zunächst die Sendungen, die Ihre Einrichtung selbst auf Papier verschickt. Dazu können Privatabrechnungen, angeforderte Kopien medizinischer Unterlagen, Begleitschreiben und Geschäftspost an Lieferanten oder Dienstleister gehören. Werden Rechnungen vollständig durch eine externe Abrechnungsstelle versandt, zählen diese Briefe nicht zum eigenen Frankierbedarf.
Für den digitalen Austausch zwischen medizinischen Einrichtungen ist der eArztbrief über KIM ein eigener Versandweg. Die KBV beschreibt Voraussetzungen und Nutzung des eArztbriefs. Eine Frankiermaschine ist für die Papierpost zuständig, die nach der Auswahl des passenden Kommunikationswegs übrig bleibt.
Wie kann das Praxisteam im Alltag entlastet werden?
Tagespost am selben Arbeitsplatz frankieren
Eine Waage ermittelt das Gewicht des fertigen Umschlags; dazu wird das passende Postprodukt ausgewählt. Das Porto wird aus dem online geladenen Guthaben bereitgestellt und direkt aufgedruckt. Für diese Briefe entfällt damit das Aufkleben von Briefmarken.
Abrechnungsläufe und gemeinsame Nutzung organisieren
Bei regelmäßigen Stapeln von Papierrechnungen kann eine automatische Zuführung das einzelne Anlegen übernehmen. Nutzen mehrere Einheiten denselben Frankierplatz, helfen passende Kostenstellen, den Portoverbrauch beispielsweise einem Standort oder einer Abteilung zuzuordnen.
Ob sich diese Entlastung wirtschaftlich rechnet, hängt von Ihrer selbst versendeten Briefmenge und der tatsächlich eingesparten Bearbeitungszeit ab.
Wie lässt sich der Frankierplatz sinnvoll einrichten?
Ein Backoffice-Platz ist häufig besser geeignet als der öffentlich einsehbare Empfang. Dort können fertige Umschläge gesammelt, gewogen und frankiert werden, ohne den Kontakt mit Patientinnen und Patienten laufend zu unterbrechen.
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Unterlagen und Empfänger zusammenführen
Die zuständige Person prüft Inhalt und Anschrift und bereitet den geschlossenen Umschlag vor.
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Versandfertige Post sammeln
Eine eindeutige Ablage verhindert, dass offene Vorgänge mit freigegebenen Sendungen vermischt werden.
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Wiegen und frankieren
Versandprodukt, Gewicht und gegebenenfalls Kostenstelle auswählen; den ersten Abdruck kontrollieren.
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Rechtzeitig übergeben
Die fertige Post zum vereinbarten Zeitpunkt abholen lassen oder einliefern. Eine Vertretung sollte denselben Ablauf kennen.
Vertrauliche Unterlagen: Verwenden Sie für Kostenstellen neutrale organisatorische Bezeichnungen, beispielsweise Standort oder Abteilung. Diagnosen und medizinische Zusatzangaben gehören weder in das Werbeklischee noch als zusätzliche Kennzeichnung auf den Umschlag.
Technische Voraussetzungen wie Stellfläche und Internetverbindung erläutert der Beitrag Frankiermaschine einrichten.
Welche Frankiermaschine passt zu Ihrer Einrichtung?
Wenige einzelne Briefe
Für ein kleines Briefvolumen kommt eine PostBase Vision M2 infrage. Sie verbindet geführte Touchscreen-Bedienung mit einer integrierten Waage; die Briefe werden einzeln angelegt. Bei nur gelegentlichen Sendungen sollte zusätzlich die Wirtschaftlichkeit gegenüber anderen Frankierarten betrachtet werden.
Regelmäßige Stapel oder mehrere Einrichtungen
Eine Praxis mit eigenem gebündeltem Rechnungsversand hat andere Anforderungen als eine Einrichtung mit einzelnen Tagesbriefen. Eine Fusion A70 mit optionaler automatischer Zuführung kann wiederkehrende Stapel erleichtern. Werden Briefe mehrerer Standorte zentral bearbeitet, sind zusätzlich Kostenstellen, Auswertungen und die verfügbare Bearbeitungszeit zu planen.
Praxisbeispiel
Eine Gemeinschaftspraxis verschickt Rechnungen an einem festen Wochentag; angeforderte Unterlagen fallen täglich einzeln an. Die Rechnungen bilden einen planbaren Stapel, während die Tagespost unterschiedliche Briefdicken und Gewichte aufweist.
Bei der Vorführung werden deshalb beide Abläufe gezeigt. So kann das Team beurteilen, ob eine manuelle Zuführung ausreicht oder die Entlastung beim wöchentlichen Rechnungslauf eine automatische Zuführung rechtfertigt.
Wie bereiten Sie Ihre Geräteauswahl vor?
Hilfreich sind Ihre selbst versendete Briefmenge, Umfang und Häufigkeit der Abrechnungsläufe, typische Umschläge sowie die Anzahl der beteiligten Einheiten. Ergänzen Sie, wer die Maschine bedient und welche Unterstützung Sie bei Einrichtung und Störungen benötigen. Die FP-Servicepakete lassen sich nach dem erforderlichen Leistungsumfang auswählen.
Der PostBase-Modellvergleich unterstützt die Vorauswahl. Frankierlösung für Ihre Praxis oder Einrichtung anfragen.
Quellen: KBV – eArztbrief, FP – Vision M2, FP – Fusion. Stand: 2. Oktober 2026. Das Praxisbeispiel dient der Veranschaulichung.
